行政助理 (Administrative Assistant)
行政助理是為企業或組織提供日常行政支援的關鍵角色，負責處理各種行政事務、協調日常工作、管理文書和通訊等。行政助理通常負責安排會議、管理檔案、處理電子郵件和電話、接待來訪客戶等工作，確保辦公室的運作順暢、高效。
一、主要職責
1. 日常行政支援
會議安排：幫助組織和安排會議，確保會議時間、地點、參與者等資訊明確，協調會議室的預定和會議所需的裝置。
檔案管理：負責文件的整理、歸檔和管理，確保所有重要檔案和資料都能及時存取。
郵件和通訊處理：管理公司內部和外部的通訊，篩選和轉發郵件，確保資訊流暢傳遞。
2. 日程管理
日程安排：協助上級或團隊成員安排日常日程，確保所有會議、活動和任務按時完成。
旅行安排：為上級或員工預定差旅，安排機票、酒店、交通等，確保旅行過程順利。
3. 辦公環境管理
辦公用品管理：監控辦公室用品的庫存情況，確保日常辦公所需物資充足，進行採購和供應商溝通。
辦公環境維護：確保辦公環境的整潔和安全，協調維修工作，處理日常辦公設施的維護問題。
4. 客戶接待與服務
接待客戶：負責接待訪客，確保來訪人員得到及時和禮貌的接待，安排會議或面談。
電話接聽：接聽和轉接電話，記錄留言並及時通知相關人員。
5. 資料錄入與報告整理
資料錄入：負責錄入、更新和維護公司資料庫、檔案或記錄系統。
報告和資料整理：根據需要，整理和準備日常報告、會議記錄及其他行政資料。
6. 協助專案管理
專案跟進：協助專案經理或團隊成員進行專案的日常跟蹤和管理，確保專案按時推進。
溝通協調：作為專案團隊和其他部門之間的聯絡人，確保資訊流暢傳遞，促進團隊協作。
二、行政助理必備的技能與素質
1. 組織與時間管理能力
行政助理需要處理多項任務，保持良好的時間管理和任務優先順序，確保所有事務按時完成。
2. 溝通能力
行政助理需與多方人員溝通，包括公司內部員工、客戶、供應商等。出色的口頭和書面溝通能力是必不可少的。
3. 細緻與準確
行政助理的工作往往要求高精度，細緻入微的工作態度有助於減少錯誤，確保工作質量。
4. 計算機技能
熟練使用辦公軟體（如microsoft office，Excel，word等）是行政助理的基本要求，能夠高效處理日常文書和資料工作。
5. 多工處理能力
行政助理經常需要同時處理多個任務，因此需要有良好的多工處理能力，能夠高效、有效地組織和安排工作。
6. 保密性
作為行政助理，經常接觸到公司的敏感資訊和檔案，因此，保密性和專業性是非常重要的，確保公司機密不外洩。
7. 人際交往能力
行政助理需要與不同層級的人員打交道，良好的人際交往能力有助於促進工作中的協作與溝通。
三、行政助理的職業路徑
1. 初級行政助理
初級行政助理通常負責日常的文秘工作、檔案管理和會議安排。入職時，通常要求具有至少高中或大專學歷，以及基礎的辦公軟體操作技能。